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Documentos comprobatórios: por quanto tempo você deve guardá-los?

15 de setembro
O Brasil é mundialmente conhecido pelos seus processos burocráticos. Diante disso, é comum que os cidadãos e as empresas do país reúnam diversos tipos de documentos comprobatórios, de uma simples conta de energia elétrica à cópia de declarações do Imposto de Renda (IR), por exemplo.
 
Nesse sentido, vale a máxima: é melhor prevenir do que remediar! Para evitar possíveis complicações que possam colocar o contribuinte em situações constrangedoras ou até mesmo em pendências com a Justiça, é fundamental que os documentos comprobatórios sejam guardados por determinados períodos de tempo. Por isso, nós, da FKcia Contabilidade, preparamos este artigo!
 
Começamos pelos principais documentos comprobatórios conhecidos pela população brasileira. Saiba por quanto tempo guardá-los:
 
• Categoria de pagamento de tributos
Imposto de Renda (IR), com o respectivo Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF): 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.
Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU), com o respectivo Documento de Arrecadação Municipal (DARM): 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. 
Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. 
 
• Categoria de pagamento de contas de consumo (água e luz, por exemplo)
Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone (incluindo celular): 90 dias. 
 
• Categoria de pagamento de aluguel e condomínio 
Recibo de pagamento de aluguel: 3 anos.
Recibo de pagamento de condomínio: 5 anos.
 
• Categoria de compra (imóveis, bens duráveis e não-duráveis)
Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel: até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis.
Nota fiscal de compra de bem durável: prazo de garantia.
Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis: 30 dias.
 
• Categoria de serviços bancários e financeiros
Comprovante de depósito bancário: prazo não especificado.
Extrato bancário: 5 anos.
Fatura de cartão de crédito: 3 anos, se houver o parcelamento com relação à discussão dos juros aplicados. 
 
• Categoria de contas e recibos gerais
Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio: até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.
Comprovante de pagamento de mensalidades escolares: 5 anos. 
Comprovante de pagamento de plano de saúde: 5 anos.
Comprovante de pagamento de TV por assinatura: 5 anos.
Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais: 5 anos após a conclusão dos serviços ou após a cessão do contrato ou mandato.
Comprovante de hospedagem: 1 ano.
 
• Categoria de documentos trabalhistas
Cartão do Programa de Integração Social (PIS): permanente.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): permanente.
Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): 2 meses.
Holerite/recibo de pagamento de salário: até sua aposentadoria.
Guia de recolhimento previdenciário como autônomo: até sua aposentadoria.
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho: até sua aposentadoria. 
 
• Categoria de documentos de patrimônio
Escritura de imóvel: permanente.
Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV): 1 ano.
Apólice de seguro: (vida, residência, saúde, veículo, entre outros): 1 ano, após o final da vigência.
 
• Categoria de documentos de cidadania
Título de Eleitor: permanente.
Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, será cancelado (cada turno é considerado uma votação): manter os comprovantes dos últimos dois sufrágios (inclusive dos turnos, se houver).
Certidão de nascimento: permanente.
Certidão de casamento: permanente.
Certidão de óbito: permanente.
 
Agora, você descobre quais são os principais documentos comprobatórios das empresas e por quanto tempo é necessário guardá-los. Confira:
 
• Categoria de documentos trabalhistas
Acordo de compensação/prorrogação de horas: 5 anos retroativos à data de extinção do contrato.
Atestado de Saúde Ocupacional: 20 anos retroativos à data de extinção do contrato.
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa) - Livro de Atas: tempo indeterminado. 
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa) - Processo Eleitoral: 5 anos a partir do próximo processo eleitoral.
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): 10 anos a partir da data de emissão.
Comunicação do Aviso Prévio: 5 anos retroativos à data de extinção do contrato. 
Contrato de Trabalho: tempo indeterminado. 
Guias de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Guias de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIPs): 30 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ou da data de anulação da constituição do crédito.
Guia da Previdência Social (GPS): 30 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ou da data de anulação da constituição do crédito.
Livro Inspeção do Trabalho/Registro de Funcionários: tempo indeterminado.
Cartões ou fichas ponto: 5 anos retroativos à data de extinção do contrato.
Recibos de entrega do vale-transporte: 5 anos retroativos à data de extinção do contrato. 
Relação Anual de Informações Sociais (Rais): tempo indeterminado.
Recibos de pagamentos de férias, salários e 13º salário: 10 anos a partir do exercício seguinte.
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual: tempo indeterminado.
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): 20 anos a partir do planejamento anual seguinte.
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO):  20 anos a partir do planejamento anual seguinte.
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT):  20 anos a partir do planejamento anual seguinte.
Seguro-desemprego - Comunicado de Dispensa: 5 anos retroativos à data de extinção do contrato. 
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho: 5 anos retroativos à data de extinção do contrato. 
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e comprovação de entrega: 20 anos retroativos à data de extinção do contrato. 
 
• Categoria de documentos tributários
Comprovantes de escrituração (notas fiscais e recibos): 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da escrituração.
Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) - Impostos federais: 5 anos a partir da data do recolhimento. 
Imposto de Renda (IR) - documentos relativos à declaração: 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da entrega da declaração. 
Livros fiscais e comerciais: 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da escrituração.
Livros diários: tempo indeterminado.
Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação (PerdComp): 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da escrituração.
Declaração de Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (DITR): 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da entrega da declaração. 
Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)/Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ)/Declaração das Informações sobre Atividades Imobiliárias (Dimob): 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da entrega da declaração. 
 
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